나의 업무처리 노하우(생산성 앱 추천)

15/07/2024 00:00

정보

나는 종종 이런 얘기를 듣는다. “너는 왜 그렇게 많은 일을 벌리냐? 그 일들을 다 하고 있냐?” 나는 자신있게 “응”이라 대답한다. 내가 어떻게 이렇게 많은 일을 하고 체계적으로 하는지 노하우를 공유하려 한다.

우리는 발전하기 엄청나게 좋은 시대에 있다. 업무 생산성을 비약적으로 높여주는 도구들이 존재하기 때문이다. 그래서 생산성 도구 앱들을 활용하여 업무처리, 일처리 등을 하는 나의 방법을 소개하고자 한다. 내가 나이가 많진 않지만 나름의 많은 경험을 가지고 여러가지 일들을 겪으면서 일처리, 업무처리 등에는 어느정도 자신이 있다. 나는 머리가 좋지 않아서 진짜 현타올때가 많지만 그래도 내가 잘하는 것을 꼽자면, 나는 시스템을 구축하고 업무를 분담시키는 것을 잘한다. 초창기 시스템을 잘 구축할 수 있고 전체적인 틀을 짜는 것을 잘한다. 그리고 시스템을 최적화(Optimiazation)시키는 것을 좋아한다. 프로젝트를 기획하고 실행하는 일을 잘한다. 반대로 내가 일을 할때 여러가지 일 중에서 우선순위를 잘 못정한다던가 속도가 다소 느리다던가 하는 등의 단점이 있다. 어찌됐든 내 경험을 바탕으로 내가 어떻게 업무처리를 하고 프로젝트를 하는지 등을 정리해보려고 한다.

나는 이것저것 하는게 많다. 하고싶은게 너무 많고 그걸 다 하기 때문이다. 사람은 완벽하지 않고 하는 일이 많아지면 어떤일은 신경쓰지 못하게 되고 까먹게 되고 제대로 이루어지지 않게 된다. 이런 문제점을 해결할 수 있는 좋은 방법이 바로 적는 것이다. 적음으로써 우리 뇌의 효율을 몇배는 높일 수 있다. 내가 항상 강조하지만 기록하고 메모하는 것은 정말 정말로 중요하다. 종종 나에게 너는 왜이리 이것저것 일을 많이 벌리냐 그 많은 일을 다 하고있는거냐고 묻는 사람들이 있다. 그럴 때 나는 자신있게 다 하고 있다고 대답한다. 내가 자신있게 대답하는 이유는 나의 메모하는 습관 때문이다. 일을 많이 벌려놓지만 그만큼 체계적으로 정리하고 적어놓기 때문에 이 많은 일들을 할 수 있다. 내가 적지 않았다면 나는 절대로 이 많은 일들을 하지 못할 것이다. 글자의 발명이 실로 위대한 것이다. 가장 기본은 무조건 적는 것이다. 제발 저를 믿어주세요. 기록한다는 것은 상상이상의 힘이 있다.
글자로 적어서 머릿속에서 휘발되지 않게 반영구적으로 저장될 수 있고 눈에보이게 가시화가 된다. 그냥 머릿속으로만 알고 있는 것과 적는 것은 생각보다 정말로 큰 차이가 있다.

내가 처음 메모하는 습관을 가지게 된 것은 고등학생 때이다. 나는 극한의 수시충이다. 정시로 대학을 왔으면 지금 이 학교에 오지 못했을 것이다. 수시 중에서도 학생부종합전형으로 입학을 했다. 라때는 학종이 대세였다. 기본적으로 학종으로 대학을 가려면 여러가지 교내활동들을 굉장히 많이 해서 학생부를 많이 채워야 한다. 그리고 자소서도 써야 한다. 이렇게 많은 활동들을 하다보니 하나씩 적고 정리하지 않으면 뭔가 제대로 진행 될 수가 없었다. 그래서 메모하는 습관을 가지게 됐다. 플래너를 쓰고 할 일을 정리하기 시작했다. 이 것이 일기장 같은 역할도 하고 나중에 자소서를 쓸 때도 적어놓은 것을 참고하니 훨씬 잘 정리되고 내가 한 활동을 빼먹지 않고 쓸 수 있었다. 그때부터 메모하는 습관을 가지게 됐고 작은 일까지도 다 적는 습관이 생겼다. 이것이 내가 가진 가장 좋은 습관 중 하나가 되었다.

우리는 지금 너무나 좋은 시대에 살고 있기 때문에 펜과 종이를 계속 가지고 다닐 필요가 없다. 스마트폰, 컴퓨터 도구를 활용하여 일처리, 메모 등을 훨씬 효율적으로 할 수 있다. 아날로그 감성을 느끼고 싶다면 종이와 펜을 써도 되지만 아주 좋은 시대에 살고있는 만큼 생산성 앱을 추천해 보려고 한다. 내가 앱들을 이용해 일을 하는 방법과, 직접써본 앱들에 대한 리뷰를 써보려고 한다.

내가 일을 하는 방법

1. 메모, 기록, 정리

원래는 플래너를 활용하던가 노트에다가 메모를 했는데 조금씩 휴대폰 메모앱을 사용하기 시작하다가 이제는 휴대폰 메모앱으로 완전히 옮긴지 오래되었다. 훨씬 간편하고 언제 어디서든 메모할 수 있고 여러 기능도 있기 때문이다. 내가 사용하는 메모앱을 소개해 보겠다. 몇번 바뀌었는데 컬러노트 > Google keep > OneNote 를 사용했다. 지금은 현재 원노트에 정착하였고 앞으로도 원노트를 계속 사용할 예정이다. 나의 원노트에는 굉장히 많은 것들이 적혀있다. 여기에 내 인생의 거의 모든 것이 담겨있다해도 과언은 아닐 것 같다. 원노트가 갑자기 날라가기라도 하면 내 인생도 거의 날라간다. 적힌 내용을 크게 보면 3가지로 분류해놨다. 메모, 계획, 글쓰기 이다.

a. 메모

메모에는 간단한 할일메모부터 구매목록, 유용한 정보, 각종 아이디어, 물리하면서 생긴 궁금증 등을 까먹지 않게 적어놓았다.

b. 계획

내 개인정보들, 나의 목표와 꿈, 나의 인생계획(장기/단기 별로), 앞으로 할일들 등을 적어놓았다.

c. 글쓰기

내 생각을 정리한 굉장히 많은 글(이 블로그에 있는 글들), 내가 나중에 만들 영화 시나리오, 언젠가 출판할 쓰고있는 책, 가끔 쓰는 일기장 등을 적어놓았다.

이렇게 원노트에 체계적으로 정리해 놓았고 덕분에 내가 저질러 놓은 많은 일들을 할 수 있게 되었다.

2. 업무, 할 일 정리

뭔가 할 일을 맡게 되었을 때 정리하는 앱이다. Google task > Microsoft ToDo를 사용했다. 휴학기간동안 학원알바를 하는데 학원 각종업무, 수업준비 등을 할때 ToDo 앱을 사용한다. 컬러노트를 쓰던 시절에는 따로 이런 앱을 안쓰고 이런 할일 들도 컬러노트에 다 적어두었었다. 지금도 그리 많이 쓰는 앱들은 아니다. 스케줄을 정리할때는 Outlook을 쓴다. 원래 구글 캘린더를 쓰다가 Google keep에서 OneNote로 넘어올때 같이 넘어왔다.

3. 팀 프로젝트, 협업

무언가 프로젝트를 해야할 때 Notion을 쓴다. 동아리 운영, 학술제 준비, 연구실 활동 등에 쓰고 있다. 물론 깃허브도 쓴다. 슬랙도 몇 번썼는데 거의 안쓰고 쓸일이 잘 없다.

결론적으로 내가 업무처리, 메모, 할일 정리 등에 주로 쓰고 있는 생산성 앱은 원노트, 아웃룩, 노션 이렇게 세가지 이다. 특히 원노트는 진짜 중요하고 많은 것들이 담겨있다. 지금 이 글도 원노트로 쓰고 있는거다.

생산성 앱 리뷰 장단점

이렇게 체계적으로 정리하는 걸 좋아하다보니 생산성 앱을 꽤 많이 써봤다. 내가 직접 써본 앱들을 리뷰하고 장단점을 적어보도록 하겠다.

1. 컬러노트(★★☆☆☆)

사람들 많이 쓰던데 큰 장점은 모르겠다. 보기좋다 정도. 안드로이드 버전만 있고 아이폰은 안된다. PC나 태블릿 버전도 없다. 내가 중요하게 생각하는 것 중 하나는 동기화가 잘 되고 인터넷만 있으면 언제어디서든 접속할 수 있는 유비쿼터스(Ubiquitous) 환경이다. 그런데 IOS 호환도 안되고 PC버전도 없으니 별로였다.

2. Google keep(★★★★☆)

동기화가 잘되고 PC 태블릿 아이폰 안드로이드 등 호환이 잘된다는 장점이 있어서 나에게는 매우 좋았다. 메모하기에도 좋다. 기능이 그렇게 많지는 않다. 구글 앱은 전반적으로 기능이 많다기보다 필수적인 기능과 심플하고 깔끔한 디자인을 추구하는 느낌이다. 메모에 쓰는 내용이 너무 많아지고 내 용도에는 적합하지 않아서 안쓰게 됐다.

3. OneNote(★★★☆☆)

지금 내가 쓰는 앱이다. 동기화가 잘되고 PC 태블릿 아이폰 안드로이드 호환이 잘 된다. 기능이 매우 많아서 메모장 뿐 아니라 협업, 프로젝트 등에 사용해도 좋다. 기능이 많지만 보기 좋게 정리되어있는 느낌은 아니다. 다소 투박한 UI다. 전자필기장-섹션-페이지 라는 특이한 구조를 가지고 있다. 나는 메모장에 할 일, 인생계획, 블로그에 올릴 글 등 담긴 매우 내용이 많은데 원노트에 체계적으로 분류하기가 좋았다. 잔 버그가 많다. 글을 쓰면 글씨가 씹히고 키보드 입력이 잘 안되고 동기화가 실패하는 등 조금씩 오류가 많이 생긴다. 이럴 때는 네이버 카페[원노트 사용자 모임]에 들어가보자. 지금 이 글 쓰는데도 글자가 자꾸 씹혀서 굉장히 짜증난다. 버그도 많고 기능도 쓸데없이 많아서 별로 추천은 안하지만 나는 내 용도에 적합해서 쓰고있다.

4. Google task(★★★☆☆)

필수적인 기능만 위주로 깔끔한 UI를 가지고 있다. 너무 필수적인 기능만 담았는지 기능이 조금 부족하다고 느낄때도 있다. 할 일 정리 ToDo리스트 등으로 활용하기 좋다.

5. Microsoft ToDo(★★★☆☆)

구글 태스크랑 비슷한 느낌이다. 깔끔하다.

6. Google Calendar(★★★★☆)

보기 좋게 스케줄을 정리할 수 있다. Gmail이나 Google task랑 연동해서 잘 활용할 수도 있다. 핵심적인 기능이 잘 들어있고 디자인이 맘에든다. 잘 쓰다가 OneNote를 쓰게되면서 그냥 Outlook으로 넘어왔다.

7. Outlook(★★★★☆)

구글 캘린더랑 비슷한 느낌이고 디자인은 조금 더 투박하다. 메일확인 일정정리 등을 한번에 할 수 있어서 좋다.

8. Notion(★★★★★★★★★★)

노션은 진짜 좋은 앱이다. 기능이 매우많고 특정한 포맷이 정해져있는게 아니라 메모장, 팀프로젝트, 계획서, 스케줄정리, 가계부, 발표자료 등으로 활용할 수도 있다. 마크다운(Markdown)으로 작성할 수 있다. 귀찮은 분들은 위에 앱들 다 필요없고 사실상 노션하나만 있어도 다 할 수 있다.

각자 잘 맞는 생산성 앱을 골라 쓰시고 우리 뇌의 능력을 백배로 확장시키셨으면 좋겠습니다. 리뷰가 도움이 되었으면 좋겠습니다.